La minute pédago…geek is back (15) : Numériser et stocker des documents avec son smartphone

Factures, tickets de caisse, documents : vous numérisez certainement la plupart des documents que vous manipulez afin d’en conserver une version numérique qui ne prend pas de place et qui est à l’épreuve du temps. Cette opération peut vite devenir chronophage avec un scanner classique ou avec une imprimante multifonction surtout que n’ayant pas forcément un tel matériel sous la main vous ne pouvez pas le faire en temps réel.

Aujourd’hui, avec votre smartphone, vous allez pouvoir numériser rapidement et n’importe où vos documents sous la forme d’images ou de documents PDF, les archiver sur votre appareil mobile ou dans le cloud et les partager facilement.

Pour le faire, vous avez le choix entre les 2 options décrites dans cet article: utiliser Google Drive ou l’application CamScanner

1ère option: Avec Google Drive

Si vous utilisez déjà Google Drive, vous disposez sans le savoir d’un outil pour numériser un document. Ce service est entièrement gratuit. L’avantage du cloud est que vous pourrez accéder à vos documents depuis n’importe où et de manière sécurisée. Un traitement améliore automatiquement les textes et les graphismes pour les rendre plus nets. Si ce n’est pas encore fait, installez l’application Google Drive et liez-la à votre compte Google.

1-Lancez-la.

2-Touchez le bouton +

3-Touchez l’option Numériser (Utiliser l’appareil photo sous iOS)

4-Prenez en photo votre document

5-Si vous avez d’autres pages à ajouter au document, touchez le bouton + et prenez en photo les autres pages

6-Si le recadrage automatique n’est pas concluant, touchez l’icône Recadrer. Déplacez les poignées extérieures de la zone de cadrage pour prendre la partie du document qui vous intéresse

7-Couleur ou noir et blanc

Votre document est en couleur et Google Drive vous le met en noir et blanc ? Touchez l’icône représentant une palette de couleur et cochez la case Couleur. De même, vous pouvez forcer une numérisation en noir et blanc pour un document couleur.

8-Validez : Votre document est ajouté à votre espace de stockage (et synchronisé avec le cloud) directement sous la forme d’un document PDF.

9-Touchez-le pour l’ouvrir. Il prend pour nom la date et l’heure du jour. Pour le renommer, touchez le bouton avec les 3 …    et choisissez l’option Renommer.

10-Vous pouvez le partager avec une personne en choisissant l’option Envoyer une copie. L’option Déplacer quant à elle vous permettra de ranger le document dans un dossier.

2ème option : Si vous êtes allergique à Google, utilisez l’application CamScanner disponible gratuitement sur Android et IOS :

CamScanner est une application gratuite qui va vous permettre de prendre en photo un document d’une ou plusieurs pages et de lui appliquer un traitement intelligent pour recadrer et améliorer automatiquement les textes et les graphismes pour les rendre plus nets.

1-Téléchargez et installez CamScanner gratuit sur votre appareil mobile.

• Pour Android en cliquant ici
• Pour IOS en cliquant ici

2-Lancez l’application.

3-Touchez l’élément Utiliser maintenant.

4-Autorisez l’application à accéder à l’appareil photo et au périphérique de stockage.

5-Touchez le bouton Scanner.

6-Avec le capteur de votre appareil photo, visez le document à numériser afin qu’il occupe le cadre. Touchez l’icône en forme d’appareil photo.

7-Recadrez la photo sur le document à l’aide des poignées. Validez avec le V en bas à droite.

8-L’application applique automatiquement un traitement à l’image. S’il vous convient, validez. Sinon, sélectionnez l’option Original pour conserver la prise de vue originale. Vous pouvez aussi jouer avec le contraste la luminosité dans les outils en bas de l’écran.
Validez avec le V en bas à droite.

9-La page numérisée est affichée dans un nouveau document. Vous pouvez ajouter d’autres pages en continuant la numérisation.

10-Pour renommer le document, touchez le libellé Nouveau document.

11-Touchez la flèche retour pour accéder à la liste de tous les documents numérisés.

12-Etiqueter ses documents : Pour retrouver facilement un document, vous pouvez lui attribuer des étiquettes. Dans un document, touchez l’icône … puis étiqueter. Saisissez vos étiquettes et validez.

13-Lorsque vous êtes dans un document, vous pouvez facilement le partager sous la forme d’une image JPG ou d’un PDF. Pour cela, touchez l’icône de partage en forme de < situé en haut à droite.

14-Dans la liste qui s’ouvre, choisir

-soit Fichier PDF (taille en ko ou Mo) pour un document

-soit Image (taille en ko ou Mo) pour une photo.

15-Cela vous permettra d’accéder à une liste comportant différentes options de partage.

• Sélectionnez le moyen de partage:
  -par email,
  -par bluetooth
  -enregistrement directement du document dans le cloud de son choix: Dropbox, One Drive, iCloud etc
  -enregistrement dans le smartphone en choisissant le dossier ou sous dossier au moyen de l’explorateur de fichiers.
• Confirmez le partage et validez.

Testez la version gratuite et si besoin achetez la version premium

• La version classique de l’application est gratuite et permet de numériser et de traiter vos documents. Les documents sont enregistrés sur votre appareil mobile et vous pouvez les exporter manuellement. Notez que l’exportation en PDF rajoutera un petit liseré en bas du document indiquant qu’il a été numérisé avec CamScanner.
• Le passage en version Premium permet de retirer ce marquage et vous permettra d’enregistrer automatiquement vos documents vers le cloud (10 Go vous sont fournis) ou vers un service tiers (Dropbox, Google Drive, OneDrive). Vous pourrez partager vos documents avec une protection par mot de passe et une date d’expiration. Vous disposerez également d’outils pour récupérer et modifier le texte d’un document (OCR).